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La “Trousse à Crayons” pour gagner en productivité

productivité efficacité

LA TROUSSE A CRAYONS

La métaphore de la trousse à crayons nous ramène au temps où nous étions écoliers, alors que nous préparions nos affaires la veille afin d’être prêts de bonne heure pour partir à l’école.

L’OBJECTIF ?

Préparer le nécessaire au traitement d’un dossier la veille afin de rentrer dans le vif du sujet dès la première heure le lendemain.

Cela évite de perdre du temps à chercher les bons dossiers, trouver les documents éparpillés nécessaires et ainsi voir passer la matinée sans avoir été productif. Cette méthode est donc plus indiquée pour les dossiers de fond nécessitant de regrouper et croiser des informations et donc des travaux de réflexion, que nous avions mis de côté, puisque nous avons le quotidien à gérer…

POURQUOI ?

Nous avons souvent du mal à nous concentrer sur certains dossiers car ils demandent de nombreuses étapes préalables, du temps que nous n’avons pas, des données que nous devons chercher et ne nous en cachons pas : dans notre gestion des priorités ces dossiers ne sont clairement pas en haut de la pile et pourtant si nous nous souvenons de la matrice d’Eisenhower, nous avons classé ces tâches dans “non-urgent & important” et les avons donc “planifiées”… Mais à quand ?

Pour finir sur les rappels, si vous avez lu l’article de la sieste flash, Aurore Figuière, experte en sommeil nous indiquait qu’il y a des plages horaires dans la journée où nous sommes plus productifs ou d’autres pendant lesquelles nous avons besoin de sommeil. Il s’agit donc de planifier notre journée en fonction du rythme qui nous correspond. Cela peut se faire juste après déjeuner, quand nous sommes plus sur la digestion. En ce qui me concerne en fin de journée, j’aime bien ranger pour que tout soit en ordre et bien commencer la journée du lendemain. Et bien la trousse à crayons, c’est un peu ça.

Voici la recette :

  1. Prenez une trousse vide : rangez et épurez votre bureau et vos fenêtres d’ordinateur, pour ne garder que l’essentiel et ne pas vous distraire.
  2. Rassemblez les crayons : ouvrez les documents ou les pages internet dont vous aurez besoin sur votre ordinateur, créer un raccourci sur votre bureau ou enregistrez-les en favoris pour éviter d’avoir à les chercher, et rassemblez le matériel qui vous sera utile (dossiers papiers, règles, ciseaux, stylos, stabilo…)
  3. Si besoin (ou si possible) taillez vos crayons : vous pouvez commencer à personnaliser la forme de vos documents, organiser vos boîtes à archives, créer vos classeurs : bref, tout ce qui ne traite pas du fond du sujet et ne nécessite pas de réflexion. >> Cette partie peut être déléguée si vous manquez de temps puisqu’elle est facile à expliquer et peut être chronophage mais ne nécessite pas de connaissances/informations particulières.

L’important ici, sera de limiter toutes les sources de distraction pour que le lendemain vous soyez totalement consacrés à votre dossier.

Aussi, vous serez plus motivés car une bonne partie de l’intendance sera assurée concernant tous les “à côté” de la mission.

Alors, on commence quand ?

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