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Office Manager Bilingue Freelance

Partenaire de la réussite de votre activité.

Support dans la gestion de votre activité

Chefs d’entreprise, indépendants, formateurs : confiez la gestion, le pilotage ou l’organisation de votre entreprise une Office Manager freelance. L’Intermaide accompagne votre développement en organisant, coordonnant, optimisant vos différentes activités pour que chacun.e puisse consacrer son temps à être productif.

Pilotage de votre entreprise

Vous souhaitez gagner du temps et vous libérer de vos tâches administratives et commerciales, les organiser ou mettre en place des outils de pilotage.

Services aux organismes de formation

Vous êtes formateur et souhaitez passer moins de temps sur la gestion administrative de votre OF. Vous envisagez de passer la certification Qualiopi.

Assistance à la réponse aux appels d’offres

Vous souhaitez développer votre entreprise et votre chiffre d’affaires en répondant à des appels d’offres de marchés publics.

LA MISSION DE L’INTERMAIDE

Participer à la réussite
de votre entreprise

Manque de temps, surcroît d’activité, vous avez besoin de support (ponctuel ou permanent) pour assurer la bonne gestion du quotidien de votre entreprise. L’Intermaide propose des services sur-mesure et vous assure réactivité, flexibilité et expertise uniquement quand vous en avez besoin, sur site ou à distance. Pour me connaître, c’est par ici …

QUI EST L’INTERMAIDE ?

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F.A.Q

Un.e Office Manager est à mi-chemin entre l’assistant.e de direction et le/la responsable administratif et financier. Véritable bras droit du dirigeant ; il l’aide à concevoir, mettre en œuvre et évaluer les processus de travail au sein de l’entreprise afin d’améliorer son efficacité et sa productivité.

 

Il/Elle est en charge notamment de gérer, optimiser, organiser les tâches administratives, juridiques et comptables de l’entreprise. Il/Elle est l’interface entre le dirigeant et le personnel ou les intervenants extérieurs, tels que banque et administration, fournisseurs, cabinet comptable et juridique, etc. Ainsi, il/elle est responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau et des différents services.

Une Office Manager peut vous accompagner pour organiser, collecter, préparer vos pièces comptables en vue de leur transmission à votre expert-comptable.

Ma mission s’arrête là où celle de votre expert-comptable commence.

Je vous aide donc à trouver une méthode et une organisation afin que vous ne soyez pas en panique 2 jours avant la déclaration de TVA, ou pendant le mois de la clôture de votre exercice. Je peux m’occuper de rassembler vos factures clients et fournisseurs, vos relevés bancaires, vos notes de frais, vos indemnités kilométriques, vos reçus et tickets CB, en vue de leur transmission à votre expert-comptable.

Vous pouvez également faire appel à un Office Manager pour créer votre tableau de bord, tableau de suivi de la trésorerie ou encore pour affecter vos relevés bancaires à vos factures clients ou achats fournisseurs. Vous avez ainsi une vision claire de vos entrées et sorties et savez à qui vous devez de l’argent et qui vous en doit.

En tant que Freelance je dispose de tout le matériel pour pouvoir travailler à distance depuis mon bureau. Cependant il arrive que pour des raisons pratiques ou de confidentialité,  j’intervienne chez mon client sur son matériel : ainsi la confidentialité des données ou de ses dossiers reste intacte. De même, si vous disposez de licences ou de logiciels spécifiques il est plus opportun pour l’OM freelance d’utiliser votre matériel.

Ainsi, lorsque vous faite appel à un Office Manager freelance vous avez le choix entre : faire venir votre prestataire chez vous et lui mettre à disposition vos outils, ou bien lui demander de venir avec son matériel informatique ou enfin vous avez la possibilité de le faire travailler à distance.

Enfin si vous n’avez pas de matériel informatique à fournir à votre prestataire mais que vous n’avez pas non plus la possibilité de le faire travailler à distance : nous avons des outils permettant la dématérialisation et assurant un communication au top, le tout dans le respect total de la confidentialité.

L’Office Manager Freelance est utile avant l’embauche du premier salarié, donc pour les solo-preneurs et ce jusqu’à ce que le poste puisse s’inscrire dans la durée et que le volume d’heures justifie l’embauche d’un salarié que ce soit à temps plein ou à temps partiel.

A partir du moment où, la mission est récurrente et stable (dans la durée), tout comme le budget et que vous savez le temps qu’il faut compter pour accomplir la mission : vous pouvez envisager l’embauche d’un salarié à temps partiel ou temps plein, plutôt qu’un freelance.

Ainsi donc, je suis amenée à travailler majoritairement pour les TPE, et j’ai 2 clients récurrents qui ont une PME (+120 salariés) pour lesquels j’interviens en renfort en période de rush ou en remplacement en période d’absences du salarié.

Enfin j’ai plusieurs missions ponctuelles dans l’année en PME pour les réponses aux appels d’offres de marchés publics : mon sujet de prédilection. Parfois le temps ou les connaissances en matière de commande publique manquent à l’entreprise et c’est sur ce domaine d’expertise qu’ils me demandent d’intervenir.

Mes clients sont principalement des solo-preneurs ou petits collectifs; donc des TPE.

Je compte des designers de lieux, des formateurs, un distributeur de dispositifs médicaux, des associations, des consultants.

J’interviens également dans des PME en renfort ou sur des sujets très précis comme la certification qualité, les marchés publics, le recouvrement de créances, les dossiers d’obtention de financement.

Ainsi : les entreprises de tout type de secteurs d’activité peuvent avoir besoin d’un office manager freelance. Plutôt les TPE, ou les PME sur une compétence bien précise.

Une bouffée d’oxygène dans la gestion de leur entreprise, de la flexibilité, de l’organisation. J’allège la charge mentale des entrepreneurs, ils peuvent totalement se reposer sur moi pour la gestion de leur entreprise.

J’apporte également des solutions et des conseils à leurs problématiques, leurs questionnements sur leur organisation, la gestion de leurs clients, de leur facturation, de leur trésorerie…

Et je pourrais plutôt répondre à la question : qu’est ce que j’évite à mes clients ?

D’avoir les poils qui se hérissent en pensant à leur paperasse.

Alors, qu’ai-je de plus qu’un autre Office Manager ?

  • de part mon expérience dans divers secteurs d’activités, j’ai une capacité d’adaptation qui me permet de jongler avec de nombreux logiciels, apprendre de nouvelles procédures très rapidement, proposer rapidement des solutions à de nouveaux problèmes…
  • grâce à mes expériences à l’étranger je suis trilingue : Français, Anglais, Espagnol : un vrai plus pour les entreprises tournées vers l’International
  • je possède une réelle expertise dans le domaine des marchés publics : gain de temps et conseils avisés lors de votre réponse
  • suite à plusieurs missions au sein des Organismes de Formation, je suis en mesure de proposer un panel de services très spécifiques à ces entrepreneurs

Et pour rester modeste, je fais beaucoup de blagues très drôles… ou pas !

Vous êtes débordé, il faut commencer à déléguer pour continuer à avancer.

Vous êtes dépassés par certains aspects de gestion pure et dure, ou bien cela ne vous intéresse pas, ce n’est pas votre métier.

Vous avez envie de donner un coup de boost à votre activité et avez envie d’avoir du support pour assurer toutes les tâches de votre déploiement.

Alors vous pouvez envisager une collaboration avec un Office Manager Freelance.

  • gestion administrative
  • gestion de la relation clients
  • gestion commerciale
  • appels d’offres de marchés publics
  • démarches administratives
  • suivi de l’activité

Nous avons chacune nos spécialités et notre façon de travailler. Vous trouverez certainement chaussure à votre pied.

Pour faire court, voici 3 mots qui définissent, selon moi, chacun des postes :

Assistante de direction :

  • Administration
  • Contrôle
  • Organisation

Office Manager

  • Gestion
  • Automatisation
  • Amélioration

On peut donc comprendre que les missions de l’Office Manager sont plus poussées dans la réflexion, la prise de recul, la prise de décision. Il agit plus sur le côté stratégique qu’opérationnel, bien que l’opérationnel reste présent suivant les besoins du poste.

L’office manager est, au quotidien, le support des équipes et du chef d’entreprise. Il doit faire en sorte qu’ils soient à même de travailler efficacement, avec le matériel adéquat et les informations nécessaires.

Parmi cette multitude de tâches, je dirai que les qualités essentielles sont :

  • avoir le sens des priorités : en effet, il faut être capable de prioriser ses actions en fonction des urgences ou des dates butoirs.
  • aisance relationnelle : il faut être en mesure d’échanger avec tout types d’interlocuteurs et dans différents contextes : clients, fournisseurs, collaborateurs, chefs d’entreprise, administrations, organismes de contrôle…
  • sens de l’écoute (avec la confidentialité) : il s’agit de comprendre le besoin de son interlocuteur, cerner également son ressenti afin d’être en mesure de proposer une solution adaptée.
  • capacité d’organisation : la rigueur dans l’organisation et l’exécution des missions est indispensable afin d’assurer la coordination des missions, l’aboutissement des projets tout en respectant la législation, les dates butoirs et/ou la réglementation interne à l’entreprise.
  • maîtrise des logiciels bureautiques : afin d’être autonome et rapide il est nécessaire de connaître les logiciels bureautiques sur le bout des doigts. Cette connaissance nous permet souvent de trouver des solutions rapides et peu chères à certains problèmes que peuvent rencontrer les entrepreneurs.
  • flexibilité : travailler pour plusieurs entreprise, dans différents secteurs d’activités et ayant des problématiques différentes, imposent une certaine flexibilité afin de s’adapter à toutes les situations et les missions.