Vous devez répondre à un appel d’offres, ou souhaitez vous lancer dans les marchés publics mais vous ne savez pas par où commencer ? Comment savoir si je peux répondre, par quel documents je commence ? Je vous décris les 6 étapes clés et indispensables pour aller droit au but (toute ressemblance avec un slogan ne serait que fortuite) et d’un seul coup d’œil comprendre l’objet du marché.

Répondre à un appel d’offres en allant droit au but

Commencez par lire le règlement de consultation

Si vous ne deviez lire qu’un document avant même de prendre votre décision de répondre ou non à ce marché : ce serait le Règlement de Consultation (RC). Regardez l’objet du marché, l’acheteur, puis les pièces à fournir (notamment échantillons et ou maquettes), si des visites sont nécessaires, les critères d’attribution. Enfin regardez si la signature électronique est requise pour le dépôt du pli.

(Astuce : CTRL+F puis tapez les mots clés pour retrouver les articles du RC qui font référence à ce que vous cherchez)

Uniquement grâce à ce document vous pouvez évaluer en un coup d’œil si cet appel d’offres est fait pour vous.

Vous vous posez alors les questions suivantes :

• Ai-je le temps de répondre ? (envoyer les échantillons, faire les visites éventuellement)
• Puis-je obtenir un certificat de signature électronique dans les délais ?
• Les critères de sélection et exigences correspondent-ils à ma structure ?

En commençant par ce fameux RC, vous avez accès aux règles du jeu de la consultation. Vous avez les grandes lignes de la consultation et commencez à vous positionner.

Poursuivez avec le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières)

Si vous êtes arrivé(e) à cette étape, c’est que vous avez jugé que vous pouviez répondre (qualitativement, dans le délai imparti) à cette consultation. Maintenant, il faut voir si vous êtes en mesure de répondre aux conditions techniques du marché.

Le CCTP est l’expression claire et précise du besoin de l’acheteur. Il indique ici tous les pré-requis, les méthodes qu’il utilise ou souhaite voir utiliser, les moyens humains et techniques qu’il attend sur ce marché. Ce sont ici des points importants que vous reprendrez dans votre mémoire technique/note méthodologique.

attention, il ne s’agit pas de TOUT lire. Lisez en diagonale, les points essentiels. (définition du besoin, volumes ou quantités, délais, pénalités, contraintes ?)

• Pouvez-vous répondre aux contraintes techniques ?
• Aux besoins humains ?

Et quand on dit “pouvez-vous” cela implique techniquement et financièrement.

Pourquoi est-ce essentiel de regarder à cette étape les délais et les pénalités ? Il faut vous assurer que vous pourrez fournir les produits/services dans le temps imparti. Sinon vous encourez des pénalités et celles-ci peuvent plomber votre activité. A ce stade, il est nécessaire de mesurer l’implication économique et financière de cette consultation.

Si tout est ok pour vous, alors passez à l’étape suivante.

Préparez les éléments de la candidature

Dans le RC, vous avez la liste des documents à fournir pour répondre à la consultation. Pour le dossier de candidature, il s’agit souvent des mêmes documents. C’est la raison pour laquelle, je vous conseille de toujours avoir ces pièces disponibles ou qui nécessitent seulement une mise à jour. Gain de temps considérable.

Attention : la réglementation n’impose pas de fournir tous les documents au stade de la candidature et peuvent être exigés seulement au stade de l’attribution (lorsque l’acheteur a choisi le grand gagnant). Il faut lire ce qui est réellement demandé dans le RC.

Cependant, lors de l’attribution, ces pièces vous sont demandées avec un court délai de réponse. Passé ce délai vous perdez le marché. D’où l’importance d’avoir tous les documents prêts dès la candidature.

On séparer la candidature de l’offre. La candidature permet à l’acheteur d’évaluer l’aptitude du candidat à exercer son activité professionnelle et ses capacités économiques et financières.

L’offre, quant à elle, constitue la réponse au besoin exprimé par l’acheteur. Elle comprend, en particulier, le prix des prestations et les moyens mis en œuvre pour réaliser la demande.

Bien souvent les dossiers (offre et candidature) doivent être remis séparément. En effet, ils sont examinés séparément par l’acheteur.

La liasse administrative

Je vous conseille donc d’avoir toujours avec vous :

• Un KBIS
• un modèle de DC1 et DC2 pré remplis avec les informations de votre entreprise que vous personnaliserez ensuite en fonction du marché.
• une attestation d’assurance de l’année en cours (RC Pro, décennale suivant votre secteur d’activité)
• une attestation de régularité fiscale (à demander au service des impôts ou en ligne suivant votre statut juridique)
• une attestation vigilance URSSAF (à demander en ligne)
• un RIB
• une attestation relative à la lutte contre le travail dissimulé et l’emploi de salariés étrangers (BONUS : besoin d’un modèle, demandez-le moi en commentaire)
• un document habilitant le signataire du marché à engager la société.

Une chose est sûre avec ses documents déjà prêts vous gagnerez un temps considérable avant, pendant et après votre réponse. Et surtout, vous garantissez de mettre toutes les chances de votre côté.

Préparez votre mémoire technique

Ici, il est important de vous reporter aux critères de jugement, ainsi qu’aux sous-critères éventuels, (RC ou CCTP) Reprenez chacun de ces points de manière à les préciser dans votre mémoire afin d’être au plus près des attentes de l’acheteur public. Votre mémoire doit être unique ! Certes les éléments concernant votre entreprise, votre groupe peuvent être repris d’un mémoire à un autre. Mais il s’agit de la seule partie qui doit être dupliquer d’un mémoire à un autre. Au risque de ne pas répondre exactement à la demande et au besoin et de voir votre offre écartée de la course.

Préparez vos prix

Vous seuls êtes maître de votre rendu ! A vous de calculer le prix le plus juste. Regardez dans le RC s’il faut rendre un Bordereau de Prix Unitaire (BPU) ou la DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire), pour savoir sous quelle forme rendre vos prix. Pas de panique, l’acheteur fournit le plus souvent une trame de document à remplir.

Important : regardez bien dans les critères d’attribution, l’importance des prix afin de pouvoir jauger votre marge de manœuvre.

Soumettre sa réponse en ligne plusieurs heures à l’avance

En effet, il vaut mieux ne pas s’y prendre au dernier moment, un bug informatique est vite arrivé. Un pli déposé en dehors de l’heure limite sera irrecevable.. Ce serait dommage d’avoir fait tout ça pour rien ! Suivant la plateforme, vous avez la possibilité de tester la configuration avant.

Nous n’avons pas parlé dans cet article (déjà bien long) de l’importance de vous familiariser avec la plateforme acheteur (Place, e-marchés-publics,…) : là où vous allez déposer votre dossier et de l’importance de créer un compte dès que vous décidez de répondre à la consultation. Cela vous permet d’être informé systématiquement des modifications éventuelles du marché. (délais, questions des candidats, modification de pièces…) Se familiariser avec la plateforme, avant la soumission, vous permettra d’être plus opérationnel le moment venu !

BONUS :

Etapes indispensables dans le suivi si vous n’êtes pas retenu : demandez un rapport des offres et des candidatures pour en savoir plus sur les prix pratiqués, le candidat retenu… Comme cela la prochaine fois sera la bonne.

Disclaimer : afin de correspondre au jargon, j’utilise ici communément “appels d’offres” pour faire référence à une “consultation”. Le terme appels d’offres étant plus commun, il permet à ceux qui recherchent des informations à ce sujet de trouver facilement cet article.

Si vous avez des questions, c’est en commentaires ou directement et ici pour consulter comment nous pouvons vous accompagner, c’est par là !