Savoir gérer son temps est la clé pour une journée de travail bien remplie. Planifier ses tâches est d’autant plus appréciable si vous avez plusieurs choses importantes à faire.

Je vous avais promis de vous partager quelques petits outils (gratuits bien sûr) qui me sont indispensables pour aider à la planification et donc pour être plus productif.

1️⃣ La to-do-list : elle me permet de ne rien oublier et de pouvoir planifier ma journée avec des priorités. Vous pouvez vous servir de l’application « rappels » directement sur votre Iphone, du petit encart dans votre agenda papier : ce qui permet même de faire des listes par jour ou par demi-journées, de l’application Todoist, ou encore de la partie « tâches » dans Outlook.

Oubliez la liste sur un bout de papier ou un post-it : une chance sur deux de la perdre. Ces applications, vous permettent de planifier, prioriser, barrer, reporter, annuler et surtout de libérer votre espace mental. Et quelle satisfaction en fin de journée de pouvoir revenir sur ce que vous avez fait et de voir clairement où vous en êtes.

2️⃣ Trello : il s’agit d’une interface de gestion de projets. A l’image d’une to-do-list, vous pouvez y inscrire tout ce qui vous passe par la tête. Le plus : il s’agit d’une interface beaucoup plus souple et personnalisable. Trello vous permet de définir des ordres, des priorités, des dates butoirs. Grâce à un système de tableaux et de tri intelligent vous pouvez organiser les tâches comme bon vous semble, par exemple : à faire, commencé, terminé… >> Votre allié au quotidien.

3️⃣ Toggl : l’outil de gestion de temps dans toute sa splendeur : il s’agit d’une petite extension qui se met sur votre navigateur internet, vous appuyez quand vous commencez la tâche, vous rappuyez quand vous arrêtez. Avec lui, vous savez exactement le temps passé sur chaque tâche, pour chaque projet, pour chaque client. En ce qui me concerne, il m’a aidée à y voir plus clair dans mes tarifs, mes marges et mes seuils de rentabilité. En effet, en prestation de services, connaître le temps passé sur une tâche est essentiel pour savoir si on est rentable et si les prix que nous pratiquons nous permettent de vivre ou non.

4️⃣ WMmotdepasse : Je ne sais pas vous, mais moi, je ne sais jamais quel mot de passe j’ai utilisé lors de mon inscription. Et c’est parti pour l’étape “mot de passe oublié”, on valide le mail, on redonne un nouveau mot de passe… Jusqu’à notre prochaine connexion où nous referons pareil. Ainsi pour gagner ce temps-là, j’ai une application qui centralise tous mes mots de passe. A l’image d’un coffre fort, j’ai juste à me souvenir d’un seul mot de passe, celui de l’application, qui me permet d’ouvrir le contenu de tous mes identifiants. Vous avez la possibilité de le modifier, d’ajouter des notes, des URL, des identifiants, de copier le mot-de-passe… Le plus : il génère des mots-de-passe bien compliqués pour moi, cela m’évite de toujours mettre le même à chaque fois partout sur la toile et de le rendre plus fiable.

5️⃣ Evernote : mon pense-bête. Je suis faite comme ça : tant que je ne note pas, j’ai tendance à oublier. J’ai donc pris l’habitude de TOUT noter. Le problème c’est qu’en notant de tout partout, on peut ne jamais retrouver nos notes, ou ne pas les retrouver pour le moment crucial où nous en avons besoin. Et lorsqu’on doit noter quelque chose avant de s’endormir et que nous n’avons pas un stylo et un papier sur notre table de nuit (?) : Evernote nous vient en aide. Il s’agit d’une application qui permet de centraliser toutes nos notes. (D’ailleurs, il contient une to-do-list, ce qui évite un doublon d’application.) Vous avez la possibilité de laisser Evernote vous envoyer des notifications et des rappels sur vos notes. Le plus : lorsque vous faites un screenshot d’un contenu qui vous intéresse sur votre smartphone, il se retrouve perdu dans le flot des photos de vos enfants et de vos voyages. Là, vous avez la possibilité de l’intégrer à une note “inspiration” et de le retrouver facilement (vous pouvez y ajouter des liens, des photos, des mémo vocaux, des dessins). Vous pouvez aussi directement taper le compte-rendu d’une réunion, le partager avec vos contacts. De nombreux templates sont disponibles pour mettre en pages vos notes rapidement.

6️⃣ Le Bullet Journal : à lire BOULET journal 😂 : c’est mon petit carnet de notes qui me suit partout. Prenez un carnet à votre image que vous aimez et remplissez-le comme bon vous semble. En ce qui me concerne, j’y note tout : lorsque je me rends à un rendez-vous, une réunion, une conférence, lorsque j’écoute un webinaire, lorsque je fais une formation. Cela m’évite de disperser mes notes, je sais que j’ai tout dans ce cahier. J’utilise une nouvelle page pour chaque sujet que je surligne pour bien voir le titre et me repérer plus facilement. Ainsi, je ne cherche plus où j’avais pris mes notes : tout est là.

Il est vrai que certains outils se rejoignent. Je ne les utilise pas pour les mêmes fonctionnalités, mais vous pouvez déjà commencer avec un et voir celui qui vous convient le mieux et pour quoi faire.

Voilà les 6 outils qui m’aident dans mon quotidien à planifier, organiser, penser à tout. Oui, parce que quand on est une femme on doit penser à tout non ? 😅

N’hésitez pas à partager en commentaires vos outils favoris !