La mise en place d’une démarche processus permet à l’entreprise de capitaliser sur ses forces et aux équipes d’être efficaces.
Prendre le temps de mettre en place des processus, c’est réfléchir à l’organisation et se remettre en question en vue de fluidifier le travail de chacun. Cette démarche va bien plus loin que de l’organisation pure et dure, nous rentrons dans la stratégie de l’entreprise, une réflexion poussée sur l’efficience de chacun et le bénéfice de chaque tâche.
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Un gain de temps important dans l’activité des collaborateurs qui peuvent se dédier à d’autres tâches.
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Des informations détaillées, documentées et centralisées disponibles afin d’assurer un remplacement et un relai sans délai.
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Une vraie plus value pour la transmission de votre entreprise.
Quand mettre en place des processus
L’avantage d’un processus c’est qu’il est vivant . En tout cas il n’est pas figé. Il est fait pour être utilisé, modifié et amélioré.
On peut donc mettre en place des procédures dès le début d’une activité même si on travaille seul. Cela permet d’assurer un relai si besoin pendant nos congés ou de pouvoir faciliter la délégation de certaines tâches lorsqu’on fait appel à des prestataires ou qu’on choisit d’embaucher.
On peut aussi mettre en place des procédures dès lors qu’on remarque un dysfonctionnement, une tâche complexe qui revient souvent, ou une tâche récurrente qui peut prendre moins de temps si les étapes sont bien cadrées et les informations centralisées. On gagne du temps dans la recherche des informations mais également dans la réflexion de l’ordre des étapes. En quelque sorte, on peut exécuter la tâche de façon presque automatique en suivant une procédure.
Homogénéité et harmonisation dans la mise en place de processus
Dans les plus grosses structures et particulièrement dans les équipes il est important de mettre en place des procédures qui vont accroître la motivation et le sentiment d’appartenance des collaborateurs. En effet, solliciter ses équipes dans l’établissement des processus implique les collaborateurs et permet de solliciter les bonnes personnes, aux postes adéquats.
De plus, organiser et centraliser les informations, permet de conserver les meilleures pratiques de chacun, assurer les remplacements, avoir une définition claire du qui fait quoi dans l’entreprise, améliorer les pratiques de chacun et éviter les doublons.
En clair : un vrai gain de temps, d’énergie et une pérennisation de votre activité.
Processus et amélioration continue
Pour finir, avoir établi des processus dans votre entreprise permet de garder une référence pour les collaborateurs tout en restant dans un démarche d’amélioration continue. Adapter ses processus permet de rester agile et les remettre en cause régulièrement permet de s’assurer que le modèle prédéfini est toujours le meilleur pour répondre à la stratégie, à l’organisation et à la vision de l’entreprise.
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